明るい公務員講座

岡本全勝

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明るい公務員講座
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こんな時どうするか?「席に座っていると報告、相談、来客、雑務など日常に流されて肝心の課題に計画的に取り組めない」→1日の計は前日にあり、1週間の計は前週にあり。金曜日に来週中に何をやらなければならないかを書き出す。「能率よく仕事が進められない」→縦長の罫紙の左側に日にち、真ん中に関係者との作業、右にあなたがしなければならないことを書いた「工程表」をつくり、関係者で共有する。「会議ばかりが多く、時間をとられている」→会議は仕事場の敵だ。資料配布とメールでの意見交換で済む会議、目的が不明確な会議がたくさんある。意思決定なのか、意見交換なのか目的をはっきりする。開始時間を厳守し、終わりの時間を決めておく。「超勤時間が多く問題になっている」→100点満点を目指すのをやめる。80点でいい。残りの20点を取ろうとすると、80点を取るのに費やした以上の労力が必要になる。「上司に報告文書をちゃんと読んでもらいたい」→1枚にまとめる。項目は3つまで。人間の脳は1,2,3の次は「たくさん」。4つ以上書くと上司の頭には何も残らない。「分かりやすい文書を書きたい」→書いた文をいちど英語に訳してみる。主語、目的語を考えることになる。英会話能力が優れていない方が「分かりやすい文章にする」には良い。→「適切に対処する」「整備の推進を図る」「所要の措置」「積極的に検討」「体制整備」「高度化」などが出てくるとうさんくさくなる。家族に伝わる言葉を使う。「同僚や部下、住民に怒りたくなることがある」→テーブルの下で指を折って10数える。それでもおさまらない時は指を折ることを繰り返す。